1. 1Optimiser votre système d'information

  2. 2Mutualiser et mieux gérer votre parc matériel

  3. 3Améliorer certains circuits documentaires

  4. 4Réduire votre budget lié à la production de documents

  5. 5Améliorer votre productivité

  6. 6Engager une démarche éco-responsable

Besoin de plus de conseil ?

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Toshiba Doc Way

L’OPTIMISATION DES FLUX DE DOCUMENTS

Chaque jour, une mauvaise maîtrise de la gestion de vos flux

d’impression vous coûte cher, Très cher…

A combien l’estimez-vous?

Le marché

70 % des entreprises ne connaissent pas

leurs montants de dépenses en impression (itr News)

25 % des pages produites sont jetées

dans les 5 min. qui suivent leur impression (itr News)

Le coût de production des documents peut représenter

entre 1 et 3 % du CA d’une entreprise (Gartner Group)

Et Vous, avez-vous les réponses à ces questions ?

Quel est le volume de pages produites chaque année

dans votre organisation ?

Quel coût cela peut-il représenter pour votre société ?

Quelles économies potentielles pourriez-vous réaliser ?

1.

POURQUOI ?

« Parfois on pourrait gagner de l’argent au lieu d’en perdre, mais c’est très difficile d’en calculer le montant. »

LES GRANDES ÉTAPES :

2.

DocWay est une démarche novatrice autour d’un nouvel enjeu, source de profit pour

les entreprises, celui de la gestion du document

Nous proposons une étude des flux de documents qui comprend :

Un état des lieux au travers du recensement des ressources d'impression, de copie

et de création de documents permettant d'en évaluer les volumes et les coûts.

Une implantation sur plan des outils de production de documents.

Une identification et une analyse du type de documents produits grâce à des interviews

d'utilisateurs.

Un recensement de l'ensemble des besoins.

Nous réalisons une synthèse de toutes les informations collectées, puis nous proposons

des préconisations d'organisation chiffrées autour de pôles de services pour une

impression à la demande.

Optimiser :  Prendre les bonnes orientations stratégiques

en terme d’organisation.

Profiter des nouvelles technologies disponibles

sur le marché pour adapter l'outil aux besoins.

Suivre et intégrer les évolutions technologiques

des systèmes d'impression de façon optimale.

Maîtriser :  Disposer de moyens performants pour gérer

les coûts d’impression.

Veiller à la confidentialité et à la sécurité

des documents à forte valeur ajoutée.

Réduire :  Diminuer de 10 à 40 % les coûts de production

de documents.

Améliorer :  Augmenter l'efficacité globale en optimisant

la production et la consultation des documents.

Applicatives :

• G.E.D. et/ou Archivage.

• Reconnaissance optique de caractères.

• Impression à distance.

• Gestion de fonds de pages.

• Impression de données variables.

• Suivi et comptabilisation des flux d'impressions.

• Sécurisation.

Matérielles :

• Solutions multifonctions.

• Serveurs,…

Nos conclusions servent de support pour la mise en oeuvre de solutions :

DocWay, des réponses qui vont vous permettre de :

Trop de papier imprimé,

c’est beaucoup

d’argent jeté.

3.

OPTION :

Nous pouvons également installer

un logiciel spécialisé sur votre

réseau ; celui-ci vous fera remonter

l'ensemble des pages produites,

permettant d'établir ainsi des

statistiques précises par utilisateur,

service ou poste.

Inventorier les ressources d’impression, de copie et de création de documents.

Grâce à un logiciel performant d'implantation spécialisé, nous recensons l'ensemble

de vos équipements : PC, copieurs, fax, imprimantes, scanners.

Analyser l’implantation géographique de vos équipements. Vos équipements dans

leur environnement sont identifiés très précisément grâce à une fiche signalétique.

DocWay : les outils

Élaboration

et restitution

du rapport DOCWAY

Détection des problèmes de coût

Analyse de la cohérence

outils/besoins

Analyse des flux documentaires

Analyse de la géographie des locaux

Interviews des utilisateurs Identification des risques

Logiciels de tracking et d'implantation

Inventaire des matériels & Situation Géographique

Coûts Opérationnels Volumes des pages produites

Coûts Aquisitions/Locations Élaboration du T.C.O.

MÉTHODOLOGIE

Cette approche relève

plus de l'organisation

que de la technique.

Elle s'appuie généralement

sur une étude

qui met au jour, dans

leur environnement,

des besoins actuels et

futurs des utilisateurs.

L’étude peut permettre

de construire un modèle

avec la mise en place

de nouvelles habitudes

de travail.

Avec DocWay, nous intervenons sur l’ensemble de votre chaine documentaire.

Nous sommes capables de prendre en charge toute la démarche de l’inventaire

jusqu’à la mise en place d’une solution personnalisée.

France Télécom, Hospitalor,

Meubles Parisot,

Les cuisines Schmidt,

le Conseil Général de la Moselle

et du Calvados, Hôpital d’Ajaccio,

les Directions du Travail

et de l'Emploi de Franche Comté

et de Champagne Ardennes

nous ont déjà confié

des missions de conseils.

Solution de gestion des flux documentaires basée

sur une démarche novatrice de mesure, d’analyse

et de mise en adéquation des besoins réels

d’une organisation et des outils mis à sa disposition.

DocWay Start

État des lieux, synthèse des coûts et volumes de pages produites.

Rapport de préconisations.

Chiffrage des solutions proposées.

Cette prestation est facturée au forfait : minimum une journée

pour un parc de 25 systèmes d’impression maximum (imprimante, fax, MFP).

START

ET EXPERT

4. DocWay Expert

Module A : Etat des lieux, synthèse des coûts et volumes de pages produites

Module B : Mise sur plan des périphériques d'impression

Module C : Interviews utilisateurs

Module D : Analyse de la cohérence entre besoins et outils actuels

Module E : Préconisations d'organisations

Module F : Chiffrage des solutions proposées

Module G : Etablissement d'un cahier des charges pour appel d'offre

Module H : Mise en place d'un outil logiciel de gestion et d'analyse des flux

Module I : Mise en place et suivi d'une solution personnalisée

Module J : Travail de réflexion sur une problématique de document spécifique

Vous pouvez choisir le niveau de prestation désirée en fonction des modules proposés.

L’OPTIMISATION DES FLUX DE DOCUMENTS

Connaître le volume et les coûts des pages imprimées.

Mettre en oeuvre des solutions d’impression

adaptées aux besoins réels des utilisateurs.

Améliorer la productivité par l’optimisation

des solutions d’impression.

Réduire de 10 à 40 % les coûts de production de documents.

Aider au choix de la meilleure solution lors

du renouvellement des équipements d’impression.

Pour toutes informations :

EN 5 POINTS

CLÉS

5.

Logiciels et services conseillés

Transforme vos documents papiers en

Système de gestion de parc

Formation des utilisateursToshiba_E-way_formation_des_utilisateurs.htmlToshiba_E-way_formation_des_utilisateurs.htmlshapeimage_1_link_0
Gestion des documentsshapeimage_2_link_0
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